Правила заполнения авансового отчета в России довольно сложны. Читайте наши рекомендации и советы.
Часто бывают ситуации, когда сотруднику необходимо получить некоторую сумму денег от предприятия на мелкие расходы офиса, закупку канцелярских товаров или для поездки в командировку. По итогам сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.
Как правильно это сделать?
Лучше всего взять авансовый отчет образец заполнения и основываясь на нем, заполнить свой. Этот документ нужно предоставить в письменном или электронном виде и единственном экземпляре. Сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней по истечению срока выдачи средств или после того, как сотрудник вернется из командировки.
Авансовый отчет должен быть представлен в виде двустороннего бланка. Его оформление следует начинать с лицевой стороны, где пишется название предприятия, структурное подразделение, в котором состоит сотрудник, дата оформления документа, а также ФИО сотрудника, должность и назначение выданного аванса. В том случае, если аванс был выдан в иностранной валюте, необходимо сделать соответствующую запись. Далее заполняется колонка с указанием суммы остатка средств или их перерасхода, если они были.
Затем в документе нужно указать счета и суммы, и приложить документы, подтверждающие оплату по данным счетам.
Оборотная сторона.
После заполнения лицевой стороны, на оборотной стороне бланка необходимо указать перечень предоставленных документов, которые подтверждают оплату и суммы по ним. Далее список документов необходимо пронумеровать в том порядке, в котором они указаны в отчете. После этого все цифры необходимо сложить и общую сумму записать в колонке «Итого». Ниже необходимо поставить свою подпись.
Остальные колонки и строчки на бланке должен заполнять бухгалтер.
Сотрудник, сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, должен потребовать расписку.
Если отчет составлен неправильно, то могут последовать претензии от налогового инспектора, поэтому в интересах руководителей обучить своих сотрудников тонкостям заполнения этого и подобных документов.