Видатковий касовий ордер (ВКО): все, що потрібно знати
Операції з готівкою на підприємстві потребують ретельного документального оформлення. Одним з важливих первинних документів є видатковий касовий ордер (ВКО). Його використовують для обліку видачі готівки з каси підприємств, організацій, установ незалежно від форми власності.
Що таке видатковий касовий ордер і для чого він використовується?
Видатковий касовий ордер (ВКО) — це первинний документ, який застосовується для оформлення видачі готівки з каси підприємств (юридичних осіб). Він є одним з ключових документів, що підтверджують законність і обґрунтованість витрачання готівкових коштів. Використання ВКО дозволяє здійснювати строгий контроль за дотриманням касової дисципліни, запобігає незаконному вилученню грошей з каси, а також забезпечує прозорість і достовірність обліку готівкових операцій.
Коли видатковий касовий ордер вводиться в дію?
Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні було затверджено Постановою Правління Національного банку України № 637 від 15.12.2004 р. Введено в дію з 29 квітня 2009 року. Бланк ВКО затверджено додатком 3 до Постанови. Зміни в положення внесені Постановою Національного банку України № 252 від 29.04.2009 року.
Яка структура видаткового касового ордера?
ВКО містить такі реквізити:
- назва документа;
- номер, дата та місце видачі документа;
- найменування суб’єкта господарювання, який видає готівку;
- ПІБ, посада та підпис особи, яка видає готівку;
- ПІБ, посада та підпис одержувача готівки;
- сума готівки, що видається, цифрами та прописом;
- призначення платежу;
- підписи керівника, головного бухгалтера підприємства (або особи, уповноваженої керівництвом).
ВКО містить два відривні корінці: один призначений для підтвердження видачі готівки одержувачем, а інший – для звіту касира.
Хто може підписувати видатковий касовий ордер?
Відповідно до Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, ВКО повинен бути підписаний керівником, головним бухгалтером підприємства (або особою, уповноваженою керівництвом). Обов’язковим є підпис одержувача готівки з розшифровкою ПІБ та зазначенням отриманої суми. Підпис касира на ВКО засвідчує факт видачі готівки.
Як правильно заповнювати видатковий касовий ордер?
Заповнення ВКО здійснюється у відповідності з Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні. Особливу увагу слід приділити заповненню наступних реквізитів:
- Найменування суб’єкта господарювання, який видає готівку вказується у відповідності з установчими документами підприємства.
- ПІБ, посада та підпис особи, яка видає готівку заповнюються касиром.
- ПІБ, посада та підпис одержувача готівки заповнюються одержувачем готівки.
- Сума готівки, що видається, зазначається цифрами та прописом.
- Призначення платежу має бути чітко визначено і відповідати первинному документу, на підставі якого здійснюється видача готівки.
- Підписи керівника, головного бухгалтера підприємства (або особи, уповноваженої керівництвом) заповнюються керівником та головним бухгалтером підприємства (або особою, уповноваженою керівництвом).
ВКО оформлюється у двох примірниках, один з яких залишається в касі, а другий видається одержувачу готівки.
Відповідальність за порушення правил заповнення ВКО
За порушення правил заповнення ВКО передбачена адміністративна відповідальність у вигляді штрафу. Розмір штрафу визначається статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Штраф може бути накладено на посадових осіб підприємства, які відповідають за ведення касових операцій.
Висновок
Видатковий касовий ордер є важливим первинним документом, який використовується для оформлення видачі готівки з каси підприємств, організацій, установ незалежно від форми власності. Правильне заповнення та облік ВКО дозволяють здійснювати строгий контроль за дотриманням касової дисципліни, запобігає незаконному вилученню грошей з каси, а також забезпечує прозорість і достовірність обліку готівкових операцій.
Запитання, що часто задаються
- Яке призначення видаткового касового ордера?
- Які реквізити містить видатковий касовий ордер?
- Хто може підписувати видатковий касовий ордер?
- Як правильно заповнювати видатковий касовий ордер?
- Яка відповідальність за порушення правил заповнення ВКО?