Для того, аби розпочати офіційний лист, необхідно врахувати кілька важливих моментів. Дотримання цих правил дозволить надати листу відповідного формального тону та належної ваги.
Перш за все, необхідно обрати правильний формат листа. Це означає використання стандартного шрифту та розміру кегля, а також залишення достатньо місця для полів. Важливо також привести текст у належний вигляд, зробивши його чітким та лаконічним. Текст листа слід друкувати на якісному, білому папері.
Перед тим, як переходити безпосередньо до змісту листа, необхідно правильно оформити його "шапку". У верхньому правому куті листа зазначається дата його написання. Нижче, в лівому куті, вказуються ідентифікаційні дані відправника: посада, прізвище та ім'я, повна назва організації, в якій працює відправник, її поштова та електронна адреси, номери телефону та факсу. Звернення до адресата листа має відповідати офіційному діловому стилю. Для фізичної особи використовується формула: "Пан(і) Прізвище, ім'я/по батькові". Для посадової особи: "Посада особи, Прізвище та ініціали". Зважаючи на те, чи знайомий відправник з адресатом, обирається вид звернення: шановний/шановна чи вельмишановний/вельмишановна. Варто зауважити, що звернення до посадових осіб завжди пишуться з великої літери.
Після звернення викладається зміст листа. В ньому чітко та стисло формулюється мета звернення. Зміст листа слід викладати короткими, зрозумілими реченнями, без використання сленгу чи емоційних фраз. Варто уникати розпливчастих формулювань та неточностей, аби уникнути неоднозначного тлумачення листа. Кожен новий абзац слід розпочинати з нового рядка та відступу. Лист бажано писати з використанням загальноприйнятих скорочень та абревіатур, проте слід дотримуватись міри та бути послідовним в їх застосуванні.
Завершується лист підписом відправника. Підпис повинен містити прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складала лист, її посаду та назву організації. Підпис необхідно поставити власноручно, а під ним розшифрувати нерозбірливий підпис. Якщо лист надсилається поштою, його слід вкласти в конверт, на якому необхідно вказати зворотну адресу та адресу одержувача.
Слід зазначити, що існують певні стандарти щодо формального оформлення офіційних листів, які можуть дещо відрізнятись в різних країнах чи організаціях. Тому завжди доречно ознайомитись з прийнятими правилами ділового листування, перш ніж розпочинати написання листа. Це дозволить уникнути помилок та зробити ділове спілкування більш ефективним.
Офіційний лист: Початок
Офіційний лист — це письмовий документ, який використовується в ділових та інших формальних ситуаціях. Він має специфічний формат, включаючи правильне оформлення початку.
Початок офіційного листа складається з таких елементів:
- Дата: Вказується у верхньому правому куті. Містить повну дату написання листа у форматі «день.місяць.рік» (наприклад, «15.06.2023»).
- Установа одержувача: Називається повне офіційне найменування організації чи установи, якій адресовано лист. Писати потрібно у давальному відмінку. Наприклад, «Міністерству освіти і науки України», «ТОВ "Укртехсервіс"».
- Адреса одержувача: Вказується поштова адреса організації чи установи, включаючи її індекс. Приклад: «01042, м. Київ, вул. Алли Горської, 6-А».
- Посада та прізвище одержувача (за потреби): Якщо лист адресовано конкретній посадовій особі, потрібно вказати її посаду та прізвище. Наприклад: «Директору ДП "Київзеленбуд" Олегу Дзюбі».
- Форма звернення до одержувача: Починається з великої літери, містить звання та прізвище посадової особи (якщо лист адресовано конкретній особі) або стандартне звернення «Шановні панове/панство» (якщо адресат — установа/організація без зазначення конкретної посадової особи). Приклад: «Шановна Ольга Петрівна», «Шановні пані та панове».
Після вказання всіх елементів початку листа ставлять двокрапку. З нового рядка починається власне текст листа.
Приклад оформлення початку офіційного листа:
м. Київ, 15.06.2023
Міністерству освіти і науки України
01042, м. Київ, вул. Алли Горської, 6-А
Шановні пані та панове,
Думки експертів
Експерт у питанні "Як почати офіційний лист":
Джон Вілсон, доктор філологічних наук
Як почати офіційний лист:
Початок офіційного листа має вирішальне значення, оскільки він задає тон усьому листу і впливає на те, як одержувач сприйме повідомлення. Ось кілька ключових моментів, які слід враховувати при написанні у:
1. Визначте одержувача:
Почніть із формального звернення до одержувача. Це може бути щось на кшталт "Шановний пан/пані [Прізвище]" або "Доброчесний/Преподобний [Прізвище]". Завжди використовуйте відповідний титул, наприклад "доктор" або "професор", якщо це необхідно.
2. Напишіть чіткий і лаконічний початок:
Перше речення має бути чітким і лаконічним, вказуючи на мету листа. Наприклад, ви можете почати з "Я пишу, щоб повідомити вам про наступне…" або "Я хотів би висловити свою стурбованість щодо…".
3. Встановіть зв'язок:
Якщо ви пишете у відповідь на попередній лист або звернення, згадайте його в першому абзаці. Це покаже одержувачу, що ви звертаєтеся до конкретної теми. Наприклад, ви можете написати: "Я пишу вам у відповідь на ваш лист від [Дата]".
4. Включіть необхідну інформацію:
Залежно від характеру листа, вам може знадобитися включити додаткову інформацію до у. Наприклад, ви можете вказати свою посаду, організацію або посилання на попередні розмови чи зустрічі.
5. Використовуйте нейтральний і професійний тон:
Офіційний лист повинен бути нейтральним і професійним за тоном. Уникайте надмірної ввічливості, сленгу або неформальної мови.
Ось приклад у до офіційного листа:
Шановний пан Джексон,
Я пишу вам, щоб повідомити вам про нашу останню пропозицію щодо контракту на технічне обслуговування вашого обладнання. Наша команда нещодавно провела аудит вашої установки і виявила кілька областей, в яких ми вважаємо, що ми можемо суттєво покращити ефективність і надійність вашої системи.
Цей включає формальне звернення, чітку мету, зв'язок з попереднім аудитом та необхідну інформацію щодо пропозиції. Дотримуючись цих рекомендацій, ви можете писати ефективні вступи до офіційних листів, які встановлюють професійний тон і ясно передають ваше повідомлення.
Відповіді на питання
Запитання та відповіді про початок офіційного листа:
1. Яке звернення слід використовувати для початку листа?
Відповідь: Вибір звернення залежить від того, кому адресовано лист. Для формальних листів використовуйте шанобливі звернення, як-от "Шановний/Шановна [Прізвище]" або "Високоповажний/Високоповажна [Посада]". Якщо ви не знаєте імені адресата, можна використовувати загальні звернення, наприклад, "Шановний/Шановна пане/пані" або "До кого це може стосуватися".
2. Що слід написати після звернення?
Відповідь: Після звернення поставте кому і продовжуйте писати з великої літери. Наприклад:
Шановний пане Іванов,
3. Потрібно ставити двокрапку чи кому після звернення?
Відповідь: Правила щодо постановки двокрапки або коми після звернення можуть відрізнятися залежно від стильових рекомендацій. Однак у загальному випадку після звернення слід ставити кому, а двокрапка використовується в більш формальних листах.
4. Чи потрібно писати своє ім'я під зверненням?
Відповідь: У деяких випадках під зверненням пишуть своє ім'я. Це може бути корисним, якщо ви хочете одразу встановити особистий зв'язок з адресатом. Однак це не обов'язково і частіше використовується в неформальних листах.
5. Якими словами можна почати лист після звернення?
Відповідь: Після звернення можна почати лист із ної фрази, яка приверне увагу адресата та викладе основну мету листа. Деякі поширені варіанти початку включають:
- "Я пишу, щоб…"
- "Я звертаюся до вас з приводу…"
- "Я хотів би висловити…"
- "Дякую за ваш час і увагу…"